שלושת המפתחות לניהול זמן יעיל

רוצה את כל התורה על רגל אחת? המפתחות לניהול זמן יעיל הם: 

1. לנהל פוקוס – כדי לדעת מה חשוב לי ולמה זה חשוב
2. לקחת אחריות – כדי לתעדף נכון את הבחירות שלי
3. ללמוד ויסות רגשי – כדי להתמודד בגמישות עם שינוי בתכניות

שני באה אלי לאימון כי היא הרגישה שיש לה בעיה בניהול זמן. שני היא בעלת עסק, ואמא לשלושה ילדים קטנים. "אני מרגישה כל הזמן בכאוס, כל הזמן מצב של כיבוי שריפות".

שני היא דולה, לא נעים לה להגביל את השעות שבהן היא תיתן מענה ללקוחות, וכך יצא שהן יכלו להתקשר בכל שעה משעות היום ללא מגבלה, ולמרות זאת היא לא הרוויחה מספיק לטעמה כי לא היה לה זמן להשקיע בשיווק נכון של העסק. החל מהצהרים היא מתזזת כל הזמן בין הלקוחות והטיפול בילדים. הסעות לחוגים, בדיקת שיעורי בית ותיאום מפגשים עם חברים. כמובן שאין לה רגע פנוי לעשות משהו בשבילה, נורא חסר לה פעילות ספורט שבועית, והיא גם אוהבת מאוד ללמוד, ולא יוצא לה לקחת שום קורס כבר כמה שנים, מאז שנולד הילד הקטן.

"אני פשוט מרגישה שאני נחנקת". היא אומרת לי. "אני יודעת שמה שצריך לעשות זה לשבת עם יומן ולקבוע לוח זמנים מפורט לכל דבר, כי מה שלא מתוכנן נופל בין הכיסאות, אבל אני אפילו לא מוצאת זמן לשבת לתכנן". היא ממש על סף ייאוש.

האמת שהמצב של שני הוא ממש לא חריג. אולי גם את מכירה מישהי כזאת שנקרעת בין המשימות, ומרגישה שהיא לא מספיקה כלום. רוב הפעמים זה גם מלווה בהמון תסכול, ייסורי מצפון והאשמות עצמיות.

הדבר הראשון כדי לצאת מהמבוך הזה הוא להחזיר לעצמנו את תחושת השליטה במצב – תחושת שליטה מגיעה יחד עם ההבנה וההכרה שיש לנו בחירה;

למרות שאנחנו לא יכולים לשלוט בזמן עצמו – כי הוא חולף בקצב שלו, בלי קשר למה שנעשה – יש לנו בחירה מה לעשות ובמה להשקיע את הזמן שקיבלנו.

הזמן הוא מתנה קצובה שקיבלנו ברגע שנולדנו. המודעות לכך שהזמן אוזל חשובה מאוד כדי שנוכל לבחור נכון איך לממש אותה, את המתנה הזאת, בצורה המיטבית וכדי שלא נתחרט כאשר יהיה כבר מאוחר מידי.

לכן התחלנו את השיחה על משמעות שלושת הבחירות המרכזיות של שני כיום: הבחירה להיות בעלת עסק, הבחירה לעבוד כדולה, הבחירה להיות אימא.

שני נזכרה למה היא בחרה לפתוח את העסק, עד כמה ללוות נשים בתהליך ההיריון והלידה היה משהו שהיא ראתה בו שליחות וייעוד בחיים שלה. הליווי של הנשים נתן לה תחושה של סיפוק, גאווה, אושר והתרגשות. שני רצתה להיות עצמאית, היא אהבה את החופש והאחריות, את העצמאות, את התחושה שהיא בונה את עצמה במו ידיה. שני גם מאוד רצתה להיות אמא. האימהות הייתה חלק מהמימוש העצמי שלה. גם האימהות הייתה ייעוד בשביל שני, היה חשוב לה להיות אימא מעורבת, משפיעה, קרובה ונוכחת בחיי הילדים שלה.

עם מירוץ החיים היומיומי, הפוקוס שלנו מתטשטש, ואנחנו פתאום שוכחים את הבחירות שלנו. אנחנו מתחילים לחוות אותן כ"מטלות וחובות"; במהלך השיחה שני נזכרה שהעבודה והאמהות הן "בחירות". היא נזכרה שהיא ממש לא רצתה לוותר על אף אחת מהבחירות שלה.

כאשר היא יכלה לראות את הפעולות בחיים שלה שוב כבחירות, ולא כמחויבויות וחובות, היא יכלה לנשום יותר בקלות.

כי כשאנחנו מכירים ומחוברים לזה שאנחנו עושים דברים מתוך בחירה ולא מתוך אילוץ, תחושת השליטה והשלווה הנפשית שלנו מתעצמת.

לורה ואנדרקאם, מומחית עולמית לניהול זמן, ערכה מחקר ארוך וראיינה נשים קרייריסטיות רבות, בדבר הרגלי ניהול הזמן שלהן. בהרצאת טד שלה, מספרת לורה על אמירה של אחת מאותן נשות עסקים יעילה במיוחד, שהותירה עליה חותם עמוק.

זו היתה בעלת עסק עם 12 עובדים ואמא ל- 6 ילדים, והן נפגשו לראיון אחרי הליכת הבוקר שלה : "כל מה שאני עושה כל דקה שאני פעילה בה ביום היא הבחירה שלי. במקום להגיד אין לי זמן לעשות א, ב, ג; אני אומרת אני לא עושה א, ב, ג, כי זה לא בסדרי העדיפויות שלי"

כשאת אומרת אין לי זמן לנקות את השטיח/לעשות ספורט/לבשל אוכל בריא, זה לא מדויק, כי לו היו מציעים לך 100,000 ₪ כדי לעשות את זה, אני מניחה שהיית מוצאת זמן מיד. נכון?

אין לי זמן =זה לא בסדר העדיפויות שלי

העוצמה של האמירה הזאת היא ההכרה בשני מאפיינים מאוד משמעותיים בניהול הזמן:

1. אני בוחרת מה לעשות בזמן שלי
2. אני אחראית על הבחירות שלי

נסי את המשפט הזה בעצמך:

"אני לא עושה ____________ כי זה לא בסדרי העדיפויות שלי"

תוכלי לראות את ההרצאה כאן https://www.ted.com/talks/laura_vanderkam_how_to_gain_control_of_your_free_time?language=he#t-696379

אחרי ששני התחברה שוב לתחושת השליטה בחיים שלה, הגיע הזמן לקחת אחריות ולעשות סדר בבחירות שלה.

הזמן שלנו קצוב – לא רק ברמה היומיומית, אלא בכלל, זמן הוא משאב מתכלה – ולכן צריך להחליט מראש מה בסדרי העדיפויות שלי, ובאיזו מידה, כדי שאדע כמה זמן נכון לי להקדיש לכל דבר.

כדי לדעת במה בדיוק להשקיע את הזמן, וכמה זמן להשקיע בכל דבר, נדרשה שני לבחון לעומק את הצרכים והערכים הדומיננטיים בחיים שלה. הצרכים שלנו מכוונים ועוזרים לנו לדרג את סדרי העדיפויות שלנו.

ובסופו של דבר, נדרשה שני לשאלה, מה קורה כאשר התכנית לא יוצאת לפועל. כי לפעמים אנחנו בונים לו"ז מפורט ומדויק, ולדברים יש את הקצב שלהם. או שקבענו פגישה ופתאום הילד חלה, או הרכב התקלקל, או שהלקוחה ביטלה.

רמת הגמישות וההתאמה שלנו לשינויים בדרך, הם חלק בלתי נפרד, מהיכולת שלנו לנהל את הזמן שלנו ביעילות.

אי אפשר לנהל זמן – הזמן עובר לא משנה מה נעשה.

כן אפשר לנהל את הפוקוס והניהול העצמי שלי אל מול הזמן שחולף.